Firmenrichtlinie

 

Karthala Ventures LTD – Programm zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML)

 

Compliance- und Überwachungsverfahren
Aktualisiert am: 12.01.2026
Karthala Ventures LTD
Hamchako, Mutsamudu, Autonome Insel Anjouan, Union der Komoren

 

 

 

1. Grundsatz der Geldwäscheprävention

 

Es ist Unternehmensrichtlinie, Geldwäsche sowie jede Tätigkeit, die Geldwäsche oder die Finanzierung terroristischer oder krimineller Aktivitäten erleichtert, zu verbieten und aktiv zu verhindern. Dies geschieht durch die Einhaltung aller geltenden Vorschriften des Bank Secrecy Act (BSA) sowie der dazugehörigen Durchführungsbestimmungen.

 

Geldwäsche wird allgemein definiert als Handlungen, die darauf abzielen, die wahre Herkunft kriminell erlangter Vermögenswerte zu verschleiern, sodass diese aus legalen Quellen zu stammen scheinen.

 

Geldwäsche erfolgt typischerweise in drei Phasen:

 

1.   Platzierung (Placement)
Illegale Gelder werden erstmals in das Finanzsystem eingebracht, z. B. durch Umwandlung in Zahlungsinstrumente oder Einzahlung auf Konten.

 

2.   Verschleierung (Layering)
Gelder werden über verschiedene Konten oder Institute transferiert, um die Herkunft weiter zu verschleiern.

 

3.   Integration (Integration)
Die Gelder werden wieder in die Wirtschaft eingebracht, z. B. zum Kauf legaler Vermögenswerte oder zur Finanzierung weiterer (legaler oder illegaler) Aktivitäten.

 

Obwohl Bargeld selten direkt auf Wertpapierkonten eingezahlt wird, kann die Wertpapierbranche genutzt werden, um anderswo erlangte Gelder zu waschen oder selbst illegale Gewinne zu erzeugen, z. B. durch:

 

•     Insiderhandel

 

•     Marktmanipulation

 

•     Schneeballsysteme

 

•     Cyberkriminalität

 

•     sonstigen Anlagebetrug

 

Terrorismusfinanzierung muss nicht aus kriminellen Erlösen stammen, sondern kann auch legale Mittel verschleiern, um deren Zweck zu verbergen. Die Methoden ähneln oft klassischer Geldwäsche, auch wenn die Motivation unterschiedlich ist. Terroranschläge erfordern nicht zwingend große Geldbeträge, und die Transaktionen können unauffällig sein.

 

Unsere AML-Richtlinien, Verfahren und internen Kontrollen sind darauf ausgelegt, die Einhaltung aller BSA-Vorschriften und FINRA-Regeln sicherzustellen. Sie werden regelmäßig überprüft und aktualisiert, um regulatorische sowie geschäftliche Änderungen zu berücksichtigen.

 

 

 

2. Bestellung eines AML-Beauftragten

 

Das Unternehmen hat eine Person als AML-Compliance-Beauftragten benannt, die die vollständige Verantwortung für das AML-Programm trägt.

 

Diese Person:

 

•     verfügt über fundierte Kenntnisse des BSA und der zugehörigen Vorschriften

 

•     ist qualifiziert durch Ausbildung, Wissen und Berufserfahrung (u. a. als Bankangestellte/r)

 

•     überwacht die Einhaltung aller AML-Pflichten

 

•     organisiert Mitarbeiterschulungen

 

•     stellt die ordnungsgemäße Aufbewahrung aller AML-Unterlagen sicher

 

•     reicht bei Bedarf Verdachtsmeldungen (SARs) bei FinCEN ein

 

Der AML-Beauftragte besitzt volle Entscheidungs- und Durchsetzungsbefugnis.

 

Das Unternehmen meldet FINRA folgende Kontaktdaten des AML-Beauftragten über das FINRA Contact System (FCS):

 

•     Name

 

•     Titel

 

•     Postanschrift

 

•     E-Mail

 

•     Telefonnummer

 

•     Faxnummer (falls vorhanden)

 

Änderungen werden umgehend gemeldet. Eine jährliche Überprüfung erfolgt spätestens 17 Geschäftstage nach Jahresende. Jede sonstige Änderung wird innerhalb von maximal 30 Tagen aktualisiert.

 

 

 

3. Weitergabe von AML-Informationen an Behörden und Finanzinstitute

 

a) FinCEN-Anfragen nach Section 314(a) USA PATRIOT Act

 

Bei einer Anfrage von FinCEN durchsuchen wir unverzüglich unsere Unterlagen, um festzustellen, ob wir Konten oder Transaktionen mit den genannten Personen/Organisationen geführt haben.

 

•     Antwortfrist: 14 Tage, sofern nicht anders angegeben

 

•     Treffer werden über das sichere FinCEN-System gemeldet

 

•     Ohne Treffer erfolgt keine Antwort

 

•     Jede Suche wird dokumentiert

 

Die Anfrage wird streng vertraulich behandelt. Informationen dürfen nur weitergegeben werden, soweit es zur Erfüllung der Anfrage erforderlich ist.

 

 

 

b) National Security Letters (NSL)

 

Der Erhalt eines NSL ist streng vertraulich. Niemand im Unternehmen darf offenlegen, dass Behörden Informationen angefordert haben. Falls danach eine SAR eingereicht wird, darf diese keinen Hinweis auf das NSL enthalten.

 

 

 

c) Grand-Jury-Vorladungen

 

Eine Vorladung allein verpflichtet nicht zur SAR-Meldung. Wir prüfen jedoch das Kundenrisiko und Kontoverhalten. Bei Verdacht wird eine SAR eingereicht. Auch hier gilt strikte Vertraulichkeit.

 

 

 

d) Freiwilliger Informationsaustausch nach Section 314(b)

 

Wir dürfen mit anderen Finanzinstituten Informationen austauschen, um mögliche Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zu erkennen.

 

Voraussetzungen:

 

•     Vorherige Registrierung bei FinCEN

 

•     Jährliche Erneuerung

 

•     Überprüfung, ob das andere Institut ebenfalls registriert ist

 

•     Strenge Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen

 

 

 

e) Gemeinsame SAR-Meldungen

 

Wir können mit Brokern oder Clearing-Stellen gemeinsam SARs einreichen, wenn eine Transaktion beide Parteien betrifft. Eine Offenlegung ist nur gegenüber dem gemeinsam meldenden Institut erlaubt.

 

 

 

f) Weitergabe von SARs an Muttergesellschaften

 

Ausländische Muttergesellschaften dürfen SARs nicht weitergeben. Zugrunde liegende Transaktionsdaten dürfen geteilt werden, solange daraus nicht ersichtlich ist, dass eine SAR eingereicht wurde.

 

 

 

4. Prüfung gegen OFAC-Sanktionslisten

 

Vor Kontoeröffnung und fortlaufend prüfen wir Kunden gegen die OFAC SDN-Liste und aktuelle Sanktionslisten.

 

Bei Treffern:

 

•     Transaktion ablehnen oder Vermögenswerte blockieren

 

•     Meldung innerhalb von 10 Tagen an OFAC

 

•     Sofortiger Anruf bei der OFAC-Hotline

 

Alle Prüfungen werden dokumentiert.

 

 

 

5. Customer Identification Program (CIP)

 

Wir führen ein schriftliches Kundenidentifizierungsprogramm gemäß FINRA- und BSA-Vorgaben.

 

Erhobene Mindestangaben

 

Für natürliche Personen:

 

•     Name

 

•     Geburtsdatum

 

•     Wohn- oder Geschäftsadresse

 

•     Identifikationsnummer (z. B. Steuer-ID oder Passnummer)

 

Für juristische Personen:

 

•     Firmensitz

 

•     Registrierungsnachweise

 

•     Identifikationsnummern

 

Falls Informationen verweigert oder falsch angegeben werden:

 

•     Konto wird nicht eröffnet oder ggf. geschlossen

 

•     AML-Beauftragter entscheidet über SAR-Meldung

 

Identitäten werden durch Dokumente (z. B. Pass, Führerschein, Handelsregisterauszug) und ggf. durch zusätzliche nicht-dokumentarische Methoden überprüft.

 

Unterlagen werden mindestens 5 Jahre aufbewahrt.

 

 

 

6. Customer Due Diligence (CDD)

 

Zusätzlich zur Identifizierung erfassen wir wirtschaftlich Berechtigte juristischer Personen:

 

•     Personen mit ≥ 25 % Eigentumsanteil

 

•     Personen mit Kontrollfunktion

 

Wir erstellen ein Kundenrisikoprofil und überwachen laufend Transaktionen.

 

 

 

7. Korrespondenzkonten für ausländische Banken

 

Wir führen keine Konten für ausländische Briefkastenbanken. Falls entdeckt:

 

•     Konto wird beendet

 

•     Neue Transaktionen werden unterbunden

 

Wir verlangen regelmäßig Zertifizierungen über Eigentümerstruktur und rechtliche Vertretung in den USA.

 

 

 

8. Verstärkte Sorgfaltspflichten

 

Für Hochrisiko-Auslandsbanken (Offshore-Lizenzen, Hochrisikoländer etc.) führen wir Enhanced Due Diligence durch, u. a.:

 

•     Prüfung des AML-Programms der Bank

 

•     Überwachung von Transaktionen

 

•     Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter

 

 

 

9. Private-Banking-Konten & politisch exponierte Personen (PEP)

 

Bei Private-Banking-Konten prüfen wir:

 

•     Herkunft der Gelder

 

•     wirtschaftlich Berechtigte

 

•     ob es sich um hochrangige ausländische Amtsträger handelt

 

Bei erhöhtem Risiko erfolgen zusätzliche Prüfungen und engmaschige Überwachung.

 

 

 

10. FinCEN-Sondermaßnahmen

 

Falls FinCEN Sondermaßnahmen gegen Länder oder Institute erlässt, halten wir uns strikt an diese Vorschriften.

 

 

 

11. Überwachung verdächtiger Aktivitäten

 

Wir überwachen Konten auf ungewöhnliche Muster, Volumen oder Transaktionsarten anhand von Risikofaktoren und Red Flags.

 

Bei dringenden Fällen (z. B. Terrorfinanzierung) kontaktieren wir sofort die zuständigen Strafverfolgungsbehörden.

 

 

 

Beispiele für Red Flags

 

•     Gefälschte oder widersprüchliche Identitätsangaben

 

•     Weigerung, Herkunft von Geldern offenzulegen

 

•     Verbindungen zu Hochrisikoländern

 

•     Nutzung von Strohmännern oder Briefkastenfirmen

 

•     Ungewöhnliche Wertpapiertransaktionen (z. B. Penny Stocks, plötzliche Kurssprünge)

 

•     Strukturierung von Einzahlungen zur Umgehung von Meldepflichten

 

•     Häufige Drittparteien-Überweisungen ohne erkennbaren Zweck

 

 

 

12. Verdachtsmeldungen und BSA-Meldepflichten

 

a) Einreichung einer Verdachtsmeldung (SAR – Suspicious Activity Report)

 

Wir reichen eine SAR bei FinCEN ein, wenn Transaktionen über 5.000 USD oder mehr (einzeln oder zusammengefasst) erfolgen oder versucht werden und wir wissen, vermuten oder Grund zur Annahme haben, dass:

 

1.   Gelder aus illegalen Aktivitäten stammen oder verschleiert werden sollen

 

2.   die Transaktion darauf abzielt, BSA-Vorschriften zu umgehen (z. B. durch Strukturierung)

 

3.   die Transaktion keinen erkennbaren geschäftlichen oder rechtmäßigen Zweck hat

 

4.   das Unternehmen zur Unterstützung krimineller Aktivitäten genutzt wird

 

In dringenden Fällen (z. B. Terrorismusfinanzierung oder laufende Geldwäsche) benachrichtigen wir zusätzlich sofort die zuständigen Strafverfolgungsbehörden.

 

Auch freiwillige SARs können eingereicht werden, wenn eine Transaktion verdächtig erscheint, selbst wenn keine gesetzliche Pflicht besteht.

 

Fristen

 

•     SAR muss innerhalb von 30 Kalendertagen nach Feststellung des Verdachts eingereicht werden

 

•     Wenn kein Verdächtiger identifiziert wurde: Verlängerung auf maximal 60 Tage

 

Der Zeitraum beginnt nicht mit der ersten Auffälligkeit, sondern mit dem Zeitpunkt, an dem nach Prüfung festgestellt wird, dass die Aktivität tatsächlich verdächtig ist.

 

Aufbewahrung

 

•     Kopien der SAR und aller unterstützenden Unterlagen werden 5 Jahre aufbewahrt

 

•     Unterlagen müssen FinCEN oder Aufsichtsbehörden auf Anfrage zugänglich gemacht werden

 

Vertraulichkeit

 

Niemand darf darüber informiert werden, dass eine SAR eingereicht wurde – außer:

 

•     FinCEN

 

•     SEC

 

•     zuständige Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden

 

•     zugelassene Selbstregulierungsorganisationen (SROs)

 

Bei Vorladungen wird die Herausgabe verweigert und FinCEN informiert.

 

 

 

b) Currency Transaction Reports (CTR)

 

Unser Unternehmen verbietet Bargeldtransaktionen. Sollten dennoch Transaktionen mit Bargeld über 10.000 USD an einem Geschäftstag stattfinden, wird eine CTR-Meldung über das BSA-E-Filing-System eingereicht.

 

Mehrere Transaktionen derselben Person an einem Tag werden zusammengezählt.

 

 

 

c) Berichte über Transport von Währungs- und Geldinstrumenten (CMIR)

 

Falls wir feststellen, dass mehr als 10.000 USD in bar oder Geldinstrumenten aus dem Ausland empfangen oder dorthin versendet wurden, reichen wir einen CMIR-Bericht bei den Zollbehörden ein.

 

 

 

d) FBAR – Auslandsbankkonten

 

Wir melden ausländische Finanzkonten über 10.000 USD, über die wir Verfügungsgewalt oder Zeichnungsberechtigung haben, über das BSA-E-Filing-System.

 

 

 

e) Geldinstrumente

 

Wir geben keine Bankschecks, Zahlungsanweisungen oder Reiseschecks über 3.000 USD oder mehr aus.

 

 

 

f) Überweisungen über 3.000 USD (Travel Rule)

 

Bei Geldübertragungen ab 3.000 USD speichern wir:

 

•     Name und Adresse des Auftraggebers

 

•     Kontonummer (falls vorhanden)

 

•     Betrag

 

•     Ausführungsdatum

 

•     Empfängerbank

 

Zusätzlich – sofern verfügbar:

 

•     Name und Adresse des Empfängers

 

•     Empfängerkontonummer

 

•     weitere Identifikationsmerkmale

 

Bei persönlicher Auftragserteilung wird die Identität anhand offizieller Dokumente überprüft.

 

 

 

13. AML-Dokumentationspflichten

 

a) Verantwortlichkeit

 

Der AML-Beauftragte ist für die ordnungsgemäße Aufbewahrung aller AML-Unterlagen und die Einreichung von SARs verantwortlich.

 

Wir führen und archivieren:

 

•     SARs

 

•     CTRs

 

•     CMIRs

 

•     FBARs

 

•     Kundenidentifikationsunterlagen

 

•     Aufzeichnungen über Geldübertragungen

 

SAR-Unterlagen werden mindestens 5 Jahre aufbewahrt, andere Unterlagen gemäß BSA- und SEC-Vorgaben bis zu 6 Jahre.

 

 

 

b) Vertraulichkeit von SARs

 

SARs werden getrennt von anderen Unterlagen aufbewahrt.
Vorladungen werden abgelehnt und FinCEN wird informiert.

 

Ein Austausch ist nur im Rahmen gemeinsamer SAR-Einreichungen mit anderen Finanzinstituten zulässig.

 

 

 

c) Weitere Aufzeichnungen

 

Wir bewahren Kopien oder Reproduktionen auf von:

 

•     Krediten über 10.000 USD (außer Immobilienkredite)

 

•     internationalen Überweisungen über 10.000 USD

 

•     Vollmachten über Kundenkonten

 

•     Handelsaufzeichnungen gemäß SEC Rule 17a-3

 

•     Geldtransfers ins Ausland über 10.000 USD

 

•     Eingängen aus dem Ausland über 10.000 USD

 

 

 

14. Zusammenarbeit mit Clearing-Firmen

 

Wir arbeiten eng mit unserer Clearing-Firma zusammen, um Geldwäsche zu erkennen.

 

•     Austausch von Daten, Berichten und Ausnahmen

 

•     Beide Firmen haben die FinCEN-Zertifizierungen für Informationsaustausch eingereicht

 

•     Aufgabenverteilung ist schriftlich geregelt

 

•     Beide Parteien bleiben eigenständig für AML-Compliance verantwortlich

 

 

 

15. Schulungsprogramme

 

Unter Leitung des AML-Beauftragten führen wir mindestens jährlich Schulungen für Mitarbeitende durch.

 

Schulungsinhalte

 

1.   Erkennen von Red Flags und Geldwäscheanzeichen

 

2.   Vorgehensweise bei Verdachtsfällen

 

3.   Rollen der Mitarbeitenden im AML-Programm

 

4.   Aufbewahrungspflichten

 

5.   Disziplinarmaßnahmen und mögliche strafrechtliche Folgen bei Verstößen

 

Die Schulungen werden an Größe, Kundenstruktur und Geschäftsmodell des Unternehmens angepasst und regelmäßig aktualisiert.

 

16. Unabhängige Prüfung des AML-Programms

 

Unser AML-Programm wird regelmäßig durch eine unabhängige Prüfung bewertet, um sicherzustellen, dass:

 

•     die Richtlinien wirksam sind

 

•     gesetzliche Anforderungen eingehalten werden

 

•     interne Kontrollen ordnungsgemäß funktionieren

 

Prüfungsumfang

 

Die Prüfung umfasst unter anderem:

 

•     Angemessenheit der internen AML-Richtlinien

 

•     Wirksamkeit der Überwachungssysteme

 

•     Einhaltung der Meldepflichten (SAR, CTR usw.)

 

•     Qualität der Kundendaten und Identifizierungsverfahren

 

•     Schulungsprogramme und Mitarbeitereinbindung

 

Die Prüfung wird von qualifizierten internen oder externen Prüfern durchgeführt, die nicht direkt an der täglichen Umsetzung des AML-Programms beteiligt sind.

 

Häufigkeit

 

Die Prüfung erfolgt mindestens jährlich, oder häufiger, wenn:

 

•     sich regulatorische Anforderungen ändern

 

•     sich das Geschäftsmodell wesentlich ändert

 

•     neue Risiken identifiziert werden

 

Ergebnisse werden dokumentiert und der Geschäftsleitung vorgelegt. Festgestellte Mängel müssen zeitnah behoben werden.

 

 

 

17. Interne Kontrollen

 

Das Unternehmen unterhält ein System interner Kontrollen zur Verhinderung und Aufdeckung von Geldwäsche.

 

Dazu gehören:

 

•     klare Zuständigkeiten

 

•     Genehmigungs- und Eskalationsverfahren

 

•     Dokumentationspflichten

 

•     Trennung von Funktionen (z. B. Kontrolle vs. Ausführung)

 

•     regelmäßige Überprüfung von Hochrisikokonten

 

Diese Kontrollen werden fortlaufend angepasst, um neuen Risiken und regulatorischen Änderungen gerecht zu werden.

 

 

 

18. Risikobasierter Ansatz

 

Unser AML-Programm basiert auf einem risikoorientierten Ansatz.

 

Das bedeutet:

 

Je höher das potenzielle Risiko eines Kunden, einer Transaktion oder eines Produkts, desto strenger sind die Prüf- und Überwachungsmaßnahmen.

 

Risikofaktoren können sein:

 

•     Kundenherkunftsland

 

•     Art der Geschäftstätigkeit

 

•     Transaktionsvolumen

 

•     Nutzung komplexer Firmenstrukturen

 

•     Einsatz von Drittparteien

 

•     politisch exponierte Personen (PEPs)

 

Kunden werden in Risikokategorien eingestuft (z. B. niedrig, mittel, hoch).
Hochrisikokunden unterliegen verstärkter Überwachung und zusätzlicher Dokumentationspflicht.

 

 

 

19. Meldung an die Geschäftsleitung

 

Der AML-Beauftragte berichtet regelmäßig an die Geschäftsleitung und ggf. an den Vorstand über:

 

•     eingereichte SAR-Meldungen (anonymisiert)

 

•     identifizierte Risiken

 

•     Ergebnisse interner Prüfungen

 

•     Schulungsmaßnahmen

 

•     regulatorische Änderungen

 

Die Geschäftsleitung trägt die letztendliche Verantwortung für die Wirksamkeit des AML-Programms.

 

 

 

20. Disziplinarmaßnahmen

 

Mitarbeitende, die gegen AML-Vorschriften oder interne Richtlinien verstoßen, können disziplinarisch belangt werden.

 

Mögliche Maßnahmen:

 

•     Verwarnung

 

•     Schulungsauflagen

 

•     Suspendierung

 

•     Kündigung

 

•     Meldung an Aufsichtsbehörden (bei schweren Verstößen)

 

 

 

21. Kontinuierliche Aktualisierung des Programms

 

Das AML-Programm ist ein lebendes Dokument und wird regelmäßig angepasst, um:

 

•     neue gesetzliche Anforderungen umzusetzen

 

•     neue Geldwäschemethoden zu berücksichtigen

 

•     Änderungen im Geschäftsmodell abzubilden

 

Alle Mitarbeitenden werden über wesentliche Änderungen informiert und ggf. nachgeschult.

 

 

 

22. Schlussbestimmung

 

Karthala Ventures LTD verpflichtet sich zur vollständigen Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

 

Jede Person im Unternehmen trägt Verantwortung dafür, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und zu melden.

 

Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu schweren rechtlichen, finanziellen und reputativen Konsequenzen für das Unternehmen und beteiligte Personen führen.